Conteúdos do Artigo
Como ter um site em conformidade com a lei? Descubra quais os documentos que um site deve ter para cumprir as leis de privacidade e como criá-los.
Se está a perguntar a si próprio: “O que tenho de fazer para que o meu site esteja em conformidade com a legislação em matéria de privacidade?”, podemos ajudá-lo.
Conceber, criar e promover um site requer tempo, atenção e dedicação. São muitos os elementos a ter em conta para garantir que o site é funcional, esteticamente bonito, claro, bem estruturado e otimizado para os motores de busca. Mas isto não é suficiente…o site também tem de estar em conformidade com as leis e os regulamentos de privacidade.
A conformidade legal é frequentemente vista como um requisito residual. Muitos proprietários de sites dão pouca importância a este aspeto, ignorando as obrigações legais que regem as atividades online. Outros, por outro lado, acreditam que é um problema fácil de resolver, talvez utilizando um modelo genérico ou copiando texto de uma página web semelhante à sua. Mas a conformidade legal de um site é tão importante como a sua conceção e otimização.
O não cumprimento dos regulamentos e disposições em matéria de privacidade expõe o seu site a queixas e sanções. Além disso, não ter documentação legal (ou tê-la pouco clara ou incompleta) pode também prejudicar a sua imagem e reputação online com um impacto direto nas conversões do seu site, uma vez que os utilizadores estão cada vez mais preocupados com o respeito pela sua privacidade online.
Neste artigo, vamos resumir quais os documentos legais necessários em 2023 para ter um site em conformidade com a lei e como implementá-los. Lembre-se, no entanto, que este guia pode conter simplificações, não é exaustivo e não pretende ser um aconselhamento jurídico.
Regulamento de referência: RGPD, o Regulamento Europeu de Proteção de Dados
O RGPD, que significa Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, é um regulamento da União Europeia que rege a proteção dos dados pessoais dos cidadãos europeus.
As disposições do RGPD devem ser aplicadas por todos os sites que recebam visitantes da União Europeia e recolham dados dos utilizadores.
De acordo com o RGPD, os proprietários de sites devem informar os utilizadores sobre os motivos da recolha de dados e sobre a forma como os dados dos utilizadores são armazenados e processados.
Aqueles que não cumprirem as disposições do RGPD podem receber coimas até 20 milhões de euros ou sanções de 2% a 4% do volume de negócios global anual.
Principais documentos legais que devem constar de um site
Política de privacidade ou aviso de privacidade
Se tenciona recolher dados pessoais através do seu site (por exemplo, nomes ou endereços de correio eletrónico dos seus clientes), deve publicar uma Política de Privacidade para informar os seus visitantes sobre como e porquê os dados recolhidos serão utilizados e obter o seu consentimento para recolher e processar os dados.
A Política de Privacidade é um dos textos legais mais importantes em matéria de proteção de dados e serve para informar os utilizadores sobre os dados pessoais que recolhe, os meios que utiliza para os recolher, o que fará com os mesmos, como, e durante quanto tempo ficarão armazenados.
Que informações deve incluir uma Política de Privacidade?
- Data da última atualização da política.
- Identificação e dados de contacto do responsável pelo tratamento de dados e do seu gestor, bem como do responsável pela proteção de dados, se aplicável.
- Informações sobre o tipo de dados recolhidos, os métodos utilizados para os recolher e as atividades de tratamento (por exemplo, definição automática de perfis).
- A finalidade para a qual os dados são recolhidos e a base jurídica que legitima o tratamento.
- Medidas de segurança aplicadas para proteger os dados.
- Período de conservação dos dados.
- Informações sobre a comunicação ou transferência de dados para terceiros.
- Eventuais transferências de dados para fora da União Europeia (por exemplo, se utilizar serviços cujos servidores estejam situados nos Estados Unidos).
- Os seus direitos relativamente aos seus dados (acesso, retificação, cancelamento, limitação, portabilidade e oposição) e a forma de os exercer.
Política de cookies ou informações sobre cookies
Os cookies são pequenos ficheiros de texto que são armazenados quando um utilizador visita um site.
Se utilizar cookies analíticos no seu site ou programas como o Google Analytics para monitorizar a navegação dos seus utilizadores, tem necessariamente de ter uma Política de Cookies para informar os utilizadores sobre os cookies que estão a ser utilizados e porquê. A Política de Cookies pode ser incorporada na Política de Privacidade como uma secção específica.
Que informações deve incluir uma política de cookies?
- Uma definição clara e breve do que é um cookie, para que qualquer utilizador possa compreender o que é esta tecnologia e decidir se consente ou não com a sua utilização.
- Tipos de cookies existentes, categorizando-os (por exemplo, por empresa, por finalidade ou pelo tempo que permanecem ativos).
- Cookies específicos utilizados no site, especificando o proprietário (se forem de terceiros).
- Instruções para a definição e eliminação de cookies.
Cookie banner
A legislação estipula que os cookies só podem ser instalados com o consentimento informado, voluntário e inequívoco do utilizador. Para obter esse consentimento, deve apresentar um Cookie Baner ao visitante que acede pela primeira vez ao seu site.
O Cookies Banner deve conter:
- Uma explicação do facto de o site utilizar cookies.
- O link para a política de cookies detalhada.
- O botão “aceitar” que permite ao utilizador aceitar todos os cookies.
- O botão “rejeitar” que permite rejeitar todos os cookies.
- O botão de personalização para permitir ao utilizador escolher quais os cookies a aceitar e quais os que pretende rejeitar.
De acordo com o RGPD, o consentimento para a utilização de cookies é necessário para todos os tipos de cookies, exceto para os “cookies técnicos”, ou seja, os cookies que são essenciais para o funcionamento do site. Por conseguinte, deve configurar um bloqueio automático preventivo de cookies, uma vez que os cookies não podem ser instalados até ter dado o seu consentimento.
Termos e condições
Se tem uma loja online ou um e-commerce com um sistema de pagamento online, deve publicar os seus termos e condições, para além dos documentos legais anteriores.
Estes são os termos e condições que se aplicam a todos os compradores do site. Basicamente, são o contrato que rege o processo de compra e venda e a relação entre a empresa e os consumidores, incluindo os direitos e obrigações do comprador, as garantias, as políticas de devolução, os métodos de pagamento, etc.
Que informações devem constar no Termos e Condições?
- Data da última atualização dos termos e condições.
- Características dos produtos ou serviços oferecidos.
- Identificação do vendedor com dados fiscais básicos.
- Processo de compra.
- Formas de pagamento e condições de envio.
- Normas de conduta.
- Políticas de devolução e troca.
- Direito de retratação.
- Informações sobre a propriedade industrial e intelectual.
- Garantias e limitação de responsabilidade.
Na página do site onde se processa a compra do cliente, ao lado da ligação para a Política de Privacidade, é necessário inserir uma caixa para aceitação do documento de termos e condições, com uma ligação para o documento correspondente. O utilizador, de facto, deve aceitar o documento de termos e condições para concluir a transação relativa à sua compra. Com efeito, o utilizador não pode concluir a compra se não tiver aceitado previamente este documento.
Como disponibilizar estes documentos legais no seu site
Para cumprir os requisitos legais do RGPD, estes documentos legais devem ser facilmente acessíveis em qualquer momento pelos utilizadores e, em particular, devem ser claramente visíveis antes de efetuar uma transação ou guardar quaisquer dados.
Aconselhamos a:
- Criar uma página dedicada a cada documento no seu site.
- Acrescentar um link para o footer do seu site, para que as informações jurídicas estejam sempre disponíveis para todos os utilizadores.
- Incluir links para estas políticas em todos os formulários e formulários de compra do seu site, permitindo aos utilizadores assinalar uma caixa ou clicar num botão para confirmar que conhecem todas as condições e as aceitam.
O que acontece se os documentos legais não forem bem implementados no seu site
A inexistência de documentos legais ou a publicação de textos incompletos pode dar origem a pesadas sanções:
- Coimas: O RGPD prevê coimas até 4% do volume de negócios global anual da empresa ou até 20 milhões de euros.
- Avisos, repreensões e advertências: A autoridade de controlo pode emitir avisos, repreensões ou advertências para violações menos graves, a fim de lembrar à empresa que deve cumprir o RGPD e evitar futuros abusos.
- Limitações ou proibições de tratamento: Em casos graves de infrações, a autoridade de controlo pode impor limitações ou proibições ao tratamento de dados pessoais pela empresa em causa.
Como criar documentos legais para o seu site
O cumprimento do RGPD e das disposições para garantir a privacidade online é uma obrigação legal. É por isso que ter uma documentação legal correta e completa em conformidade com esta lei de privacidade é de extrema importância para qualquer site.
Mas como é que se cria uma documentação correta? Para cumprir as leis de privacidade, não tem necessariamente de contactar um advogado. Existem, de facto, geradores online de políticas de privacidade e de cookies válidos que permitem criar uma documentação correta e completa em apenas alguns cliques, como as soluções de conformidade legal disponibilizada pela Amen.pt em parceria com a Iubenda.
Pode criar a sua política escolhendo entre milhares de cláusulas prontas, com a garantia de estar sempre em conformidade com as normas nacionais e internacionais.
A Iubenda, uma empresa líder em soluções e ferramentas de privacidade e conformidade para sites e aplicações, dispõe de uma equipa de advogados experientes que analisam diariamente os regulamentos português e europeus em matéria de privacidade e gestão de dados e atualizam automaticamente a documentação de acordo com as necessidades específicas do site.
Os planos incluem:
- Gerador de políticas de privacidade e de cookies;
- Compilação automática de documentos jurídicos;
- Atualização automática dos documentos legais;
- Banner de consentimento;
- Opções de gestão do consentimento;
- Registo de consentimentos;
- Verificação regular do sítio.
Descubra as nossas soluções de conformidade legal para criar e gerir as suas políticas de forma rápida e fácil e também gerir todos os aspetos de conformidade do seu site.
Escolha o plano que melhor se adapta às suas necessidades, esqueça as complicações legais e concentre-se no seu negócio, deixando-nos tratar da sua conformidade legal.
